Dataportalen - HJÄLP OM PUBLICERING

Hjälp och funktioner för arbete i Geodataexplorer

HANTERA METADATA

Denna sektion beskriver några koncept runt hantering av metadata som underlättar förståelsen av verktyget som redigering sker med. Den beskriver de olika typer av företeelser (resurstyper) som du kan dokumentera med metadata, Vid redigering kan du även definiera olika resursklasser (fullständighetsklasser) av metadata att redigera med. Här beskrivs även de vanligaste arbetsmomenten runt metadata.

RESURSER OCH RESURSTYPER

I metadatakatalogen är det möjligt att dokumentera flera olika typer av information (data, tjänster, dokument etc). Dessa huvudtyper typer av information anges med ett gemensamt begrepp: Resurstyp. Allt som vi vill dokumentera anges som resurser. Så istället för att lista alla typer av resurstyper som kan finnas (dataset, tjänst, dokument) så använder vi begreppet resurser. Så i metadatakatalogen dokumenterar vi olika resurser som var och en har en specifik resurstyp. De resurstyper vi hanterar kan variera från fall till. De vanligaste är:

Datamängd: Detta innebär en grupp av objekt som har liknande egenskaper. Begreppet dataset har samma betydelse som ordet datamängd. Exempel på en datamängd kan vara en shapefil, en Excelfil, en databas-tabell. Men en samling av datamängder kan också defineras som en datamängd. Exempelvis en databas med ett antal databeller som beskriver vissa företeelser kan också sägas vara en datamängd.
Tjänst: Detta definieras som ett api varifrån data kan hämtas eller göras åtkomlig. Tjänster som huvudsakligen är till för att hämta/ladda ned data brukar definieras som en Nedladdningstjänst

Välja resurstyp när en ny post skapas

När man klickar på Skapa ny metadatapost

Då öppnas ett formulär där du kan välja på att skapa en metadatapost för olika resurstyper samt olika resursklasser. Se sektionen om resursklasser för att förstå detta koncept.

I formuläret ned väljer du den resurstyp som du vill dokumentera. I exemplet nedan har användaren valt att skapa en metadatapost av typen Geodata/data enligt resursklassen Nationell Geodatakatalog.

När en metadatapost är skapad kan du inte ändra resurstyp.

RESURSKLASSER

De resurser som metadata publiceras om till katalogen kan vara av olika karaktär och ställa olika krav på dokumentation. Om du exempelvis bara vill göra din information sökbar och ge kontaktinformation ställs lägre information än om du vill dokumentera centrala verksamhetsdata. I de fall du vill att din information skall publiceras till exempel Öppnadata.se eller den Nationella Geodataportalen ställs specifika krav från dessa portaler vilka metadata som behövs för publicering.

När du skapar eller redigerar en metadatapost skall du därför först bestämma vilka resursklass din metadatapost skall följa. De resursklasser som finns definierade är:

Enkla data: Denna motsvarar den lägsta nivån där ett minimum av metadata behöver anges. Detta skall bar aanvändas för snabb publicering av metadata för intern användning. Metadata med resursklass Enkla data skall inte publiceras på externa dataportalen.
Verksamhetsdata: Detta är centrala resurser som kräver mer kompletta metadata av olika typ för att säkerställa att data kan användas och förvaltas på bästa sätt. För att kunna synas på den externa dataportalen måste metadata vara Verksamhetsdata eller Nationell metadataprofil. Verksamhetsdata innehåller det som krävs för att publiceras om öppna data.
Nationell Metadataprofil för geodata: Detta motsvarar de metadata som behövs för att uppfylla kraven på obligatoriska element i den nationella metadataprofilen för geografiska data och tjänster. Denna ställer högre krav än verksamhetsdata.

Resursklass benämns ibland även med termen “Beskrivningsnivå”

ÄNDRA RESURSKLASS

När en nya metadatapost skall skapas skall man välja vilken resursklass som skall redigeras.
Det görs normalt genom att de mallar man väljer från vid skapande av en metadatapost har resursklassen som en del av namnet
TBD Bild

När en post som redan skapats redigeras i metadataeditorn kan man ändra resursklass för att redigera utifrån nya behov.
Det görs från länken Inställningar där man i en rullgardins meny kan välja på olika resursklasser. När resursklassen ändras inställningarna i redigeringsformuläret automatiskt.

Ändra resursklass tillfälligt

Om du arbetar med en viss resursklass och tillfälligt vill se hur många element till som behövs för att uppfylla en annan resursklass kan du välja en annan resursklass under Inmatningsvy(formulär) så ändras redigeringsformuläret tillfälligt men metadataposten påverkas inte.

Exempel kan vara att du skapat ett första utkast av en metadatapost enligt resursklass Enkla data du vill sedan se vad som krävs för att publicera till externa dataportalen utan att ändra resurstyp. Välj då inmatningsvy Verksamhetsdata så syns vad som är obligatioriskt. Validering sker även gentemot aktuell inmatningsvy.

VAD INGÅR I EN RESURSKLASS

När en metadatapost läses in för redigering är det flera olika saker som styrs av den valda resursklassen.

Synliga element: De element och grupper som syns i redigeringsverktyget anpassas till den valda klassen.
Obligatoriska element: Av alla synliga element är vissa obligatoriska. De visas med en liten röd stjärna.
Administrativa element: Vissa metadataelement krävs för att kunna kommunicera enligt standards med andra portaler men normalt behöver du som användare inte fylla i dessa själv. De fylls normalt i med automatik. Vill du se de adminstrativa elementen kan du avboka rutan Visa ej adminstrativa element
Valideringsregler: De regler som tillämpas när en metadatapost skall kontrolleras/publiceras eller sparas är anpassade för varje resursklass
Autokomplettering: För varje resursklass finns ett antal regler definierade som automatiskt kompletterar metadata då metadata sparas i de fall information saknas eller inte är korrekt för den specifika resursklassen.

KONTROLLER AV METADATA

För att säkerställa att metadata är komplett baserat på den resursklass som angivits finns det ett antal regler definierade.

Dessa regler kontrolleras när metadata publiceras eller då användare klickar på Kontroll av metadata.

Vid publicering av metadata anges endast om metadata uppfyller krav eller ej.

Vid klick på Kontroll av metadata visas en popup där de ej uppfyllda reglerna visas.

Först visas resultatet av valideringen, om den gått igenom eller ej. I nedanstående fall visas ett rött kryss att valideringen inte gått igenom. Om valideringen inte gått igenom visas därefter i formuläret de regler som ej gått igenom.

VALIDERINGSRESULTAT

När en metadatapost valideras/kontrolleras visas resultatet i ett formulär:

För visas om den aktuella resursklassen uppfylls eller ej. I exemplet nedan uppfylls inte kraven för Enkla data.
Därefter visas de regler som ej passerat kontrollen. De inmatningsfält som är felaktiga markeras även med en röd ram.

Observera att en regel kan beröra flera inmatningsfält.

SKAPA METADATA

När en ny metadatapost skall skapas klickar man på länken Skapa ny metadatapost

Då visas en lista på mallar. Mallarna är i princip metadataposter som innehåller ett begränsat innehåll och som gör att man kan börja redigera metadata för rätt resurstyp.
Mallarna är namnsatta enligt principen

Mall för resurstyp: enligt resursklass

Exempelvis:

Mall för resurstyp: datamängd enligt resursklass: verksamhetsdata
Mall för resurstyp: datamängd enligt resursklass: Enkla data

För att skapa den nya posten väljs den mall som du vill utgå från. Om du som användare har behörighet att skapa metadata i flera grupper måste du även välja vilken förvaltningsgrupp som metadataposten skall sparas i.

MALLAR FÖR METADATA

Det finns tre huvudsakliga sätt att skapa en ny metadata på.

Skapa en post från en mall
Kopiera en existerande post.

Mallar kan sägas vara tomma filer som innehåller en begränsad mängd information.

De mallar som idag finns i katalogen är framtagna baserade på resurstyp och resursklass
Ex
Mall för Datamängd och Enkla data
eller
Mall för Tjänst och Nationella metadataprofil för geodata

Det kommer även vara möjligt att hantera mallar som endast är åtkomliga för respektive förvaltningsgrupp

REDIGERA EN METADATAPOST

För att kunna redigera en metadatapost måste man ha behörighet till den grupp (förvaltningsgrupp) som metadataposten förvaltas i. Man måste även vara inloggad. För de poster som man har behörighet att redigera i visas en penna i resultattabellen.

Genom att klicka på pennan öppnas redigeringsformuläret för den aktuella metadataposten.

I exemplet ovan har den inloggade användaren behörighet att redigera post 2 4 och 5. Däremot saknas behörighet att redigera post 1 och 3.

KOPIERA EN METADATAPOST

EN post som öppnas i metadataeditorn kan kopieras till en ny post med i det närmaste identisk information som originalet.

Den nya posten sparas i samma grupp som originalet.

De ändringar som genomförs är att den nya posten får

En ny titel som anges om Kopia av
En nyskapad identifierare för metadata. Detta är nödvändig för att kunna skapa en ny post i katalogen.

För en kopierad post är det viktigt att gå igenom hela posten så inte någon information som bara berör originalet blir kvar i kopian.

Det går att nyttja detta koncept för enklare redigering. I den egna gruppen kan man se till att skapa en post som aldrig blir godkänd och därmed synlig för alla användare. Den sedan namnsättas till exempelvis
Michael Östlings mall för projekt X

När alla nya poster är klar tas metadataposten bort.

ARBETSKOPIOR OCH PUBLICERING

När en metadatapost är publicerad går det att fortsätta att redigera metadata utan att den publicerade posten påverkas. Denna redigering sker i en sk arbetskopia av den publicerade metadataposten.

Nedan följer en sekvens som visar hur en publiceringsprocess kan gå till

A. En metadatapost är skapad och delvis redigerad. Den är inte publicerad och ett utkast finns. (Gul bakgrundsfärg).

B. Metadata har kompletterats så den uppfyller kraven och därefter publicerats. Metadatastatus är nu satt till godkänd och en grön färg visas..

C. Användaren öppnar nu posten för redigering igen. För att inte påverka den redan publicerade posten sker redigering nu i en arbetskopia. I arbetskopian har viss information tagits bort så arbetskopian är inte giltig för att publiceras. (Arbetskopian har gul färg)

D. Användaren öppnar nu posten igen för redigering. Arbetskopian redigeras nu tills valideringen går igenom. Därefter sparas arbetskopian. Arbetskopian är klar för publicering men publiceringen skall inte ske riktigt nu..(Arbetskopian har grön färg)

E. Användaren Väljer nu att publicera arbetskopian. Den sedan tidigare publicerade posten ersätts med arbetskopian och arbetskopian tas bort (färgen på redigera metadata fösvinner) och status för metadata blir grön (godkänd).

METADATAEDITORN

Metadataeditorn är ett formulär för att manuellt registrera metadata.

INFORMATION I HUVUDET AV METADATAEDITOR

I formuläret för att redigera metadata finns fyra sektioner i huvudet.
A Aktuell inställning och användare i katalogen

B Funktioner för att spara och hantera metadata

C Snabbnavigationsknappar för att förflytta sig i formuläret.

D Inställningar av Resursklass och Presentationvy

I kommande sektioner beskrivs varje del för sig.

FUNKTIONER I METADATAEDITOR

II funktionsraden (röd ram) i editorn finns följande funktioner.:

I kommande sektioner beskrivs varje del för sig.

Kopiera metadata. Denna funktion kopierar existerande post och skapar en identisk kopia. Det enda som ändras är Titel är texten “Kopia av: ” läggs till i inledningen av titeln. En ny identfierare för metadata skapas även.
Spara Arbetskopia. Denna funktion sparar den aktuella posten som en arbetskopia. Detta innebär att existerande publicerade post inte skrivs över utan förändringar hanteras i arbetskopian.
Publicera metadata: Denna funktion sparar posten, validerar att innehållet är komplett, ersätter existerande publicerade post och tar bort arbetskopian.
Stäng. Stänger metadataeditorn utan att publicera
Spara XMl-fil lokalt. Denna funktion sparar en XML-fil med metadata om filen behövs för annan syfte.
Kontroll av metadata. Denna kontrollerar att alla obligatoriska element finns med baserad på aktuell resurstyp och resursklass.

OBLIGATORISKA METADATAELEMENT

För varje resurstyp och resursklass är det definierat vilka metadata som måste finnas för att få publicera posten.
Exempelvis.
Resurstyp:dataset och Resursklass:Enkla Data kräver ca 5-6 element.
Resurstyp:dataset och Resursklass:Nationell Geodataportal kräver ca 25 element.

I metadataeditorn markeras obligatoriska element med en röd asterisk.

I exemplet nedan är Klassificering av Öppna data och Resurskontakt obligatoriska medan Ämnesområde inte är obligatoriskt.

ADMINISTRATIVA METADATAELEMENT

Vissa metadataelement krävs för att uppnå en fungerande kommunikation mellan metadatakatalogen och GIS-tillämpningar eller mellan olika metadatakataloger. Exempelvis vid skördning mellan Dataportalen och Nationella Geodataportalen eller Öppnadata.se. Dessa element kan som användare se ut att ha lite betydelse men behövs för att uppvisa grundläggande krav i applikationen

OBLIGATORISKA ELEMENT
– Enkla data

Här listas obligatoriska och rekommenderade element för Enkla data.
……..

OBLIGATORISKA ELEMENT
– Verksamhetsdata

Här listas obligatoriska och rekommenderade element för Verksamhetsdata.
……..

OBLIGATORISKA ELEMENT
– Nationell metadataprofil för geodata

Här listas obligatoriska och rekommenderade element för Nationell metadataprofil för geodata.
……..

SPARA ARBETSKOPIA – PUBLICERA

Vissa metadataelement krävs för att uppnå en fungerande kommunikation mellan metadatakatalogen och GIS-tillämpningar eller mellan olika metadatakataloger. Exempelvis vid skördning mellan Dataportalen och Nationella Geodataportalen eller Öppnadata.se.

Dessa element kan som användare se ut att ha lite betydelse men behövs för att uppvisa grundläggande krav i applikationen.

SPARA METADATA LOKALT

Vissa metadataelement krävs för att uppnå en fungerande kommunikation mellan metadatakatalogen och GIS-tillämpningar eller mellan olika metadatakataloger. Exempelvis vid skördning mellan Dataportalen och Nationella Geodataportalen eller Öppnadata.se.

Dessa element kan som användare se ut att ha lite betydelse men behövs för att uppvisa grundläggande krav i applikationen.

KONTROLLERA METADATA

Vissa metadataelement krävs för att uppnå en fungerande kommunikation mellan metadatakatalogen och GIS-tillämpningar eller mellan olika metadatakataloger. Exempelvis vid skördning mellan Dataportalen och Nationella Geodataportalen eller Öppnadata.se.

Dessa element kan som användare se ut att ha lite betydelse men behövs för att uppvisa grundläggande krav i applikationen.

ARBETSPROCESSER FÖR HANTERING AV METADATA

Denna sektion beskriver ett antal vanliga arbetsuppgifter kopplade till arbetet med metadata.
De finns här som en referens att gå tillbaka till för att påminna om olika arbetssteg.

SKAPA OCH PUBLICERA EN METADATAPOST

Nedan är en steg för steg beskrivning av vad du behöver göra

Öppna katalogen
Logga in med ditt användarnamn
För att skapa en ny metadatapost kan man antingen Skapa en ny post från en mall eller kopiera en existerande post.
I detta exempel skapa vi en post från en mall.
Klicka på Skapa ny metadatapost för att skapa en ny metadatapost.
Välja den mall du vill utgå i från och välj grupp om du har behöriget i i flera grupper.
Nu öppna metadataeditorn med den valda mallen
Fyll i alla element som är obligatoriska (de har en röd stjärna efter elementnamnet.)
För att kontrollera att alla metadata är ifyllda klicka på knappen Kontrollera metadata
Om alla element är ifyllda Klicka på Publicera metadata för att göra metadata synlig för alla och sätta status till godkänd.
– En post som är godkänd har en grön bakgrunds färg för ikonen Visa Metadata.
– Den är synlig även för icke inloggade användare.
Om det fortfarande saknas något element kan du istället klicka på Spara arbetskopia
då sparas metadata så att du kan komma tillbaks senare och komplettera. Metadata har status utkast
– En post som inte är godkänd har en gul bakgrunds-färg för ikonen Visa Metadata.
– Den är inte synlig för icke inloggade användare.

SKAPA EN NY GRUPP FÖR METADATA

Metadata i katalogen hanteras i grupper. Varje metadatapost förvaltas i en specifik grupp. Användare som skall jobba med metadata tilldelas behörighet i den/de grupper som användare skall jobba med.

När en grupp skapas behövs först två steg.

Skapa gruppen
Skapa en användare som kommer att vara ägare till metadata i gruppen.

A Skapa gruppen

A Logga in i katalogen med katalogens adminkonto

B Välj meny-alternativet Geonetwork Hantera grupper

C Klicka på + New Group

D Registrera gruppinformation.
Gruppnamnet får inte innehålla åäö eller mellanslag eller specialtecken (?.! ; 🙂
Exempelvis Miljökontoret namnsätts som Miljokontoret.

I exemplet nedan beskrivs hur gruppen “Testforvaltningen” skapas

SKAPA GRUPPENS ÄGAR-ANVÄNDARE

Denna användare används av systemet som ägare till metadataposter. Efter att denna skapats kommer användaren inte att användas för inloggning.

A Välj menyn Geonetwork Hantera användare

B Klicka på + New user

C Sätt information om användaren

Användarnamn skall stavas exakt som gruppnamn med tillägget “_GO” <Gruppnamn>_GO

Notera lösenord som angivits. Efternamn och förnamn kan sättas till samma som Användarnamn Epost sätts till en funktionsbrevlåda på enheten/organisationen.

,

Vid konfigurering av profil, markera den nyss skapade gruppens namn för de tre angivna behörigheterna.

User Administrator
Editor
Reviewer

D Nästa steg är att skapa användare i gruppen

LÄGGA TILL EN NY ANVÄNDARE

För att lägga till en ny användare behöver man vara inloggad som systemadministratör eller gruppadministratör.

En gruppadministratör kan bara lägga till användare i den grupp den är administratör för.

A Skapa användaren

A Logga in i katalogen

B Välj meny-alternativet Geonetwork Hantera Användare

C Välj New User

D Ange information om användaren

Fält markerade med en stjärna är obligatoriska.
Undvik åäö i lösenord och användarnamn

De finns två behörighetsnivåer.

A
För att skapa en användare som kan skapa/redigera och publicera metadata.
Markera behörighetsnivåer: Editor (Informationsförvaltare), Reviewer (Redaktör)

För att skapa en användare som kan skapa/redigera.
Markera behörighetsnivåer: Editor (Informationsförvaltare)

SKAPA EN NY GRUPP FÖR METADATA

(Gäller för Geonetwork 2.10)
Metadata i katalogen hanteras i grupper. Varje metadatapost förvaltas i en specifik grupp. Användare som skall jobba med metadata tilldelas behörighet i den/de grupper som användare skall jobba med.

När en grupp skapas behövs först två steg.

Skapa gruppen
Skapa en användare som kommer att vara ägare till metadata i gruppen.